Wat is een persoonsgegeven?
In de privacywetgeving wordt gesproken over persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld een naam of telefoonnummer, maar ook een geboortedatum of e-mailadres, uw functie, salaris, opleidingsniveau en werkervaring.
Hoe komt Centramed aan uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die worden verwerkt voor het aangaan of uitvoeren van de (arbeids)overeenkomst ontvangt Centramed van uzelf, uw leidinggevende respectievelijk van een betrokken uitzend- of detacheringsbureau.
Centramed verzamelt uw persoonsgegevens ook door middel van openbare bronnen. U kunt hierbij denken aan de registers van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, openbare registers, maar ook via internet.
Voor welk doel verzamelt en verwerkt Centramed persoonsgegevens?
Centramed verwerkt alleen persoonsgegevens om een reden die in de privacywetgeving staat. Zo’n reden heet een grondslag. Centramed verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- Nakoming van een wettelijke verplichting,
- Uitvoering van een overeenkomst,
- Behartiging van gerechtvaardigde belangen, en
- Toestemming van de betrokken persoon.
Centramed verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Dat houdt in dat we goed nagaan welke gegevens er echt nodig zijn, hoe lang die bewaard moeten worden, welke medewerkers van Centramed de gegevens mogen gebruiken en met welke derden de gegevens worden gedeeld.
Centramed verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers om de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren. Daaronder valt onder meer de personeels- en salarisadministratie, het bijhouden van informatie over verzuim en re-integratie en eventueel behaalde diploma’s. In dat kader worden contactgegevens, identiteitsgegevens, financiële- en gezondheidsgegevens vastgelegd.
Voor medewerkers die werkzaam zijn op basis van uitzendovereenkomsten, detacheringsovereenkomsten, overeenkomsten van opdracht etc. wordt een deel van deze informatie verwerkt.
Voor Centramed is het van belang dat we onze bedrijfsactiviteiten op een beheerste en integere manier uitoefenen. Voor ons betekent dat onder andere dat we een gedegen personeelsbeleid, waarin het functioneren van medewerkers wordt vastgelegd. In dat kader worden functionerings- en beoordelingsgespreken vastgelegd maar ook te volgen en gevolgde opleidingen en behaalde diploma’s. Ook voor de beveiliging van ons bedrijf worden gegevens vastgelegd, om te weten wie er in ons pand aanwezig is maar ook wie in onze digitale systemen is geweest.
Deelt Centramed mijn persoonsgegevens met derden?
Uw persoonsgegevens worden door verschillende afdelingen binnen Centramed gebruikt en daarnaast doorgegeven aan een aantal derden (andere organisaties). Dat doen wij om dezelfde redenen als die waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld. U vindt hieronder een overzicht van de ontvangers.
Welke afdelingen van Centramed kunnen uw gegevens ontvangen?
Uw persoonsgegevens worden uiteraard gedeeld met de manager van uw eigen afdeling, maar gaan ook naar andere afdelingen. Dat betekent echter niet dat iedereen die bij zo’n afdeling werkt, toegang heeft tot uw gegevens. Alleen medewerkers die een functie hebben waarin zij de gegevens mogen inzien, hebben toegang tot uw gegevens.
- Afdeling HR
- Directie en directiesecretariaat
- Afdeling Bestuurssecretariaat (i.vm. bedrijfsjuridische zaken)
- Facilitaire zaken
- Andere medewerkers zoals systeembeheerders en (interne) auditors
Welke andere organisaties ontvangen uw gegevens?
Centramed kan persoonsgegevens doorgeven aan derden. Dit doen wij alleen als dit noodzakelijk is. U kunt hierbij denken aan het uitvoeren van de salarisadministratie en de arbodienst. Maar ook aan opleidingsinstituten bij het volgen van opleidingen en de pensioenuitvoerder voor het uitvoeren van de pensioenregeling.
Hoe beveiligt Centramed persoonsgegevens?
Centramed beveiligt de persoonsgegevens die zij verwerkt tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Centramed heeft passende maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen. Denk hierbij aan toegangsbeveiliging van het gebouw van Centramed, maar ook aan beveiligde servers en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens worden opgeslagen. Daarnaast hebben we een informatiebeveiligingsbeleid en trainen wij onze medewerkers.
Regelmatig worden deze maatregelen beoordeeld en zo nodig aangepast om aan de huidige (technische) ontwikkelingen te blijven voldoen. Bovendien zijn medewerkers van Centramed verplicht tot vertrouwelijkheid en mogen zij uw persoonsgegevens niet onrechtmatig of onnodig verstrekken.
Hoe lang bewaart Centramed mijn persoonsgegevens?
Centramed bewaart allerlei personeelsinformatie over u in haar administratie. Bijvoorbeeld uw Burgerservicenummer (BSN), de overeenkomsten die we hebben gesloten, de hoogte van uw salaris, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en wanneer en hoe vaak u afwezig bent.
Hoe lang wij uw personeelsgegevens moeten bewaren, is geregeld in diverse wetten maar doorgaans niet langer dan 5 of 7 jaar.
Wat zijn mijn rechten?
Onder de AVG heeft u een aantal rechten. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat uw rechten zijn.
Recht op inzage
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Als u daarom vraagt, geeft Centramed daarbij ook aan waarom bepaalde gegevens verwerkt worden en eventueel aan welke organisaties persoonsgegevens verstrekt zijn.
Recht op rectificatie en aanvulling
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen en/of aanvullen als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van u hebben niet volledig of onjuist zijn.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties heeft u het recht om minder gegevens te laten verwerken. Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:
- de gegevens zijn mogelijk onjuist;
- de verwerking is onrechtmatig;
- de gegevens zijn niet meer nodig; of
- u maakt bezwaar tegen de verwerking.
Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht om uw persoonsgegevens over te dragen. Dit houdt in dat u het recht heeft om de persoonsgegevens te ontvangen die Centramed van u heeft. Op deze manier kunt u uw gegevens makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunt u ons vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Dit gaat uitsluitend om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen hier dus niet onder.
Recht op vergetelheid
U heeft het recht om ‘vergeten’ te worden. Centramed moet uw persoonsgegevens in een aantal gevallen wissen als u daarom vraagt. De voorwaarden voor het recht op vergetelheid zijn:
- Niet meer nodig
Centramed heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor zij deze heeft verzameld of waarvoor zij deze verwerkt. - Intrekken toestemming
U heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan Centramed voor het gebruik van uw gegevens, maar trekt die toestemming nu in. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór het intrekken van de toestemming in stand. - Bezwaar
U maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing, Centramed gebruikt dit niet. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken.
- Onrechtmatige verwerking
Centramed verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking. - Wettelijk bepaalde bewaartermijn is verstreken
Centramed is wettelijk verplicht om de gegevens een bepaalde tijd te bewaren. - Kinderen
Uw kind is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’). Centramed doet dit niet.
Recht op een menselijke blik bij besluiten
Tenslotte heeft u in zijn algemeenheid het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming – dus zonder menselijke blik – tenzij sprake is van een van de uitzonderingen in de AVG. Centramed maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Maakt u bezwaar tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, dan moet Centramed op dat moment stoppen met het verwerken van deze gegevens. Alleen als er dwingende gerechtvaardigde gronden aangevoerd kunnen worden die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die te maken hebben met een rechtsvordering hoeft Centramed niet te stoppen met het verwerken van uw gegevens. Zolang nog niet duidelijk is of de gronden zwaarder wegen, mag Centramed de betreffende gegevens niet verwerken.
Centramed zal uw verzoek met betrekking tot een van bovengenoemde rechten beoordelen conform de privacywetgeving. Centramed zal u dan zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die zijn ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kunnen wij in bijzondere omstandigheden met twee maanden verlengen, bijvoorbeeld in verband met de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat Centramed ontvangt. Centramed zal u in dat geval informeren.
Recht op klagen
Bent u het niet eens met de manier waarop Centramed omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen bij Centramed en/of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Website
Op de website van Centramed staan hyperlinks naar andere websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites waarnaar wordt doorgelinkt. Centramed draagt ook geen enkele verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid en inhoud van deze websites en de wijze waarop op deze websites wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Lees daarom, indien aanwezig, de privacyverklaring van de site die u bezoekt. Centramed kan de teksten van deze website en dus ook van deze pagina aanpassen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Bijvoorbeeld in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Het verdient daarom aanbeveling deze pagina te raadplegen indien u de website van Centramed met enige regelmaat bezoekt. Centramed heeft passende maatregelen genomen om uw bezoek aan en het gebruik van de website van Centramed te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Alle personen die van de gebruiksgegevens van deze website kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Vragen
Als u vragen heeft naar aanleiding van deze privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met (de functionaris gegevensbescherming van) Centramed via het e-mailadres privacy@centramed.nl of per post: postbus 7374, 2701 AJ, Zoetermeer. U kunt de functionaris gegevensbescherming ook telefonisch bereiken op nummer 070 – 301 7070.
Zoetermeer, december 2023